Soukromí v klientské zóně

Kontaktní a fakturační údaje klienta a případného zástupce, zadání, cenu, návrhy a zveřejněné verze dokumentů, připomínky, odpovědi a záznamy schválení a elektronických podpisů (včetně obrázku podpisu, pokud jej podepisující dobrovolně přidá) s e-mailem, jménem, prohlášeným oprávněním k zastupování, konkrétní verzí, jejím otiskem a časem. Slouží k jednání o zakázce, plnění smlouvy a doložení jejího průběhu. U fyzické osoby jako klienta je základem jednání na její žádost a plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR); u kontaktních osob firmy oprávněný zájem na komunikaci a plnění zakázky (písm. f). Účetní a daňové povinnosti vycházejí z písm. c; ochrana nároků a zabezpečení přístupu z písm. f.

Pro přístup je nezbytný ověřený e-mail. Údaje nepoužívám pro reklamní rozesílání. Nedochází k profilování ani automatizovanému rozhodování o klientovi. Do připomínek neposílej zdravotní údaje, hesla ani jiné informace, které k zakázce nejsou potřeba.

Správce a klient přihlášený konkrétním e-mailem, kterému správce zpřístupnil příslušnou zakázku. Klient nevidí interní návrhy ani zakázky jiných klientů. Hosting a databázi zajišťuje Cloudflare, přihlašovací a podpisové e-maily Resend. Resendu se posílá e-mailová adresa, přihlašovací či podpisový kód a u podpisu jméno podepisujícího, název zakázky, číslo verze a otisk dokumentu; nikoli celé znění smluv nebo připomínek.

Databáze D1 má nastavenou jurisdikci EU. Globální provoz infrastruktury a e-mailová služba mohou zahrnovat zpracování mimo EHP. Podmínky a ochranné mechanismy předávání popisují Cloudflare DPA a Resend DPA, včetně odpovídajících mechanismů mezinárodních přenosů a zapojení subdodavatelů.

Nezbytná cookie drží přihlášení klienta nejvýš 30 minut; přihlášení správce končí v nejbližší 4:00 ráno v časovém pásmu Europe/Prague. Kód platí deset minut a je jednorázový. V databázi je kryptografický otisk kódu a relace, nikoli jejich otevřené znění. IP adresa se pro omezení pokusů používá v podobě otisku; Cloudflare zpracovává také technické údaje o požadavcích. Reklamní cookies ani měření návštěvnosti v portálu nepoužívám.

Denní úklid maže prošlé kódy a relace, tedy zpravidla do 24 hodin po vypršení. Limity podle IP a e-mailu se uklízí po dvou hodinách a následujícím úklidu; souhrnná měsíční kvóta nejpozději po 31 dnech a následujícím úklidu. Nejde o dobu uchování samotné zakázky.

Podpis je prostý elektronický podpis potvrzený samostatným jednorázovým kódem zaslaným na přihlášený e-mail. Potvrzuje ovládání schránky, nikoli nezávisle totožnost či oprávnění. Záznam váže prohlášený úmysl, jméno a oprávnění ke konkrétnímu neměnnému znění. Není kvalifikovaným elektronickým podpisem, pečetí ani časovým razítkem. Při změně dokumentu je třeba podepsat novou verzi. Podpisové výzvy se po expiraci odstraňují; záznamy podpisů jsou součástí smluvní dokumentace.

Po dobu jednání a plnění zakázky a následně po dobu potřebnou ke splnění účetních a daňových povinností nebo obhajobě konkrétních nároků. Dobu určuje druh dokumentu, příslušná zákonná lhůta a případný běžící spor; soukromé dokumenty se neuchovávají jen proto, že klientovi zůstal aktivní odkaz. Návrhy, které už nejsou potřebné a nemají takový důvod uchování, se odstraní při správě archivu. Zrušení přístupu samo o sobě není výmazem z databáze ani ze souborů, které si klient již stáhl.

Můžeš požádat o přístup, opravu, výmaz, omezení zpracování a tam, kde jsou splněné podmínky, o přenositelnost. Proti zpracování na základě oprávněného zájmu můžeš vznést námitku. Výmaz může být omezen zákonnou povinností nebo potřebou ochrany nároků. Napiš na kontaktní e-mail výše; stížnost můžeš podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů.